Le service numérique archive-t-il ou supprime-t-il les données et documents après expiration de leur durée de conservation ?

Le Référentiel Général d'Écoconception de Services Numériques (RGESN) souligne l'importance de l'archivage ou de la suppression des données et documents après l'expiration de leur durée de conservation comme une pratique clé pour alléger les bases de données et les serveurs physiques de données non nécessaires. Cette pratique contribue à optimiser les performances et à réduire l'impact environnemental des services numériques.

Pour mettre en œuvre cette pratique, il est recommandé de :

• Mettre en place un processus (de préférence automatique) d'archivage ou de suppression des données (fichiers, entrées en base de données, etc.) dont la durée de conservation est dépassée. Cela permet de s'assurer que les données obsolètes ou inutiles sont systématiquement gérées de manière à ne pas encombrer inutilement les systèmes de stockage et les bases de données.
• Moyens de test ou de contrôle : Le suivi de l'évolution du poids des fichiers stockés et des bases de données peut servir de moyen de contrôle pour évaluer l'efficacité de la stratégie d'archivage ou de suppression. Cela peut aider à identifier les zones où des améliorations peuvent être apportées pour optimiser davantage le stockage des données.

Cette approche s'aligne sur les objectifs d'écoconception en favorisant une utilisation plus rationnelle et écoresponsable des ressources numériques, en réduisant la quantité de données stockées inutilement et en améliorant les performances globales du service numérique​​.