Le service numérique définit-il des durées de conservation sur les données et documents qui le nécessitent ?

Le Référentiel Général d'Écoconception de Services Numériques (RGESN) insiste sur l'importance de définir des durées de conservation pour les données et documents nécessaires au sein des services numériques. Ce critère vise à alléger les bases de données et les serveurs physiques de données non utiles, en favorisant une gestion plus responsable et efficace des ressources numériques.

Pour mettre en œuvre cette recommandation, le service numérique doit :

1. Définir des dates d'expiration pour les données (fichiers, entrées en base de données, etc.) qui permettent par la suite d'archiver et/ou de supprimer ces données une fois que leur durée de conservation est dépassée. Ce processus contribue à maintenir l'efficacité des systèmes en éliminant les données obsolètes ou inutiles, ce qui peut également améliorer les performances des applications et réduire les coûts de stockage.
2. Mettre en place un processus d'archivage ou de suppression. Idéalement, ce processus devrait être automatique pour assurer une gestion efficace et régulière des données sans intervention manuelle constante, minimisant ainsi le risque d'erreurs humaines et garantissant que les données ne sont pas conservées au-delà de leur nécessité.
3. Suivi et contrôle. Un moyen de test ou de contrôle pour cette mise en œuvre pourrait être le suivi de l'évolution du poids des fichiers stockés et des bases de données. Cela aide à évaluer l'efficacité des politiques de conservation des données et à identifier les opportunités d'amélioration.

La définition de durées de conservation spécifiques pour les données et documents est essentielle pour gérer efficacement les ressources numériques et soutenir une démarche d'écoconception au sein des services numériques​​.